Opas perehdyttämiseen av‑alalla

Perehdytyksellä tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, joiden avulla uusi työntekijä oppii tuntemaan työpaikkansa, sen tavat, ihmiset ja työhönsä liittyvät odotukset. Av-alan projektiluontoisuus tuo työpaikoille erityisiä haasteita, kun työryhmät ja -ympäristöt voivat vaihtua useasti ja nopeasti. Tämä vaatii työnantajilta ennakointia ja selkeitä käytäntöjä sekä työntekijöiltä kykyä sopeutua ketterästi uusiin tiimeihin, työvälineisiin ja työtapoihin. Onnistunut perehdytys onkin ratkaisevan tärkeää, sillä se luo pohjan itsenäiseen työskentelyyn ja yhteistyöhön vaihtuvissa olosuhteissa.

Perehdytys voidaan käsitteenä jakaa sekä perehdyttämiseen että työnopastukseen. Työnopastukseen kuuluvat kaikki ne asiat, jotka liittyvät itse työn tekemiseen. Näitä ovat esimerkiksi mistä osista ja vaiheista työ koostuu sekä mitä tietoa ja osaamista työ edellyttää. Esihenkilö, kuten tuottaja, voi perehdyttää työntekijän tuotannon ja tuotantoyhtiön toimintatapoihin, tavoitteisiin ja arvoihin sekä niiden toteuttamiseen käytännön arjessa. Tämän lisäksi työnjohtaja, esimerkiksi lavastaja, vastaa työnopastuksesta konkreettisen työn tekemisen yhteydessä.

Eri lakeja, kuten työsopimus- tai työturvallisuuslakeja voi pitää perehdytyksen minimitasona, mutta laadukas perehdytys ulottuu lakisääteisiä vaatimuksia syvemmälle. Tärkeää onnistuneelle perehdytykselle on riittävä ennakkosuunnittelu, resursointi ja yksilöinti sekä jatkuva tuen ylläpito. Lisäksi työpaikan sisäisen perehdytysprosessin aktiivinen kehittäminen ja seuranta mahdollistaa toimintatapojen jatkuvan parantamisen sekä varmistaa, että perehdytys vastaa niin työntekijöiden kuin organisaation muuttuvia tarpeita.

Lähtökohtaisesti perehdytyksen tulee täyttää vähintään lainsäädännön asettamat vaatimukset. Työnantajia koskee lisäksi tietyt suunnittelu- ja tiedottamisvelvollisuudet, joihin sisältyy esimerkiksi työterveyteen ja -turvallisuuteen liittyviä seikkoja. Kaikkia työnantajia sitovien velvoitteiden lisäksi on olemassa organisaation kokoon perustuvia työnantajavelvoitteita.

Elokuva- ja tv-alan työpaikkojen on tärkeää ymmärtää ne moninaiset hyödyt, joita panostaminen huolelliseen perehdytykseen tuottaa sekä organisaation että henkilöstön näkökulmasta. Hyvä perehdytys on keskeinen osa sosiaalista ja hallinnollista vastuullisuutta ja edellytys monien strategisten tavoitteiden saavuttamiselle – oli kyseessä sitten kestävä kehitys, työpaikan korkea laatu tai muu organisaation tärkeä päämäärä. Perehdytys ei ainoastaan auta työntekijöitä sopeutumaan työympäristöönsä ja ymmärtämään työnsä vaatimuksia paremmin, vaan se myös tukee laajalti heidän turvallisuuttaan ja työhyvinvointiaan: hyvin perehdytetyt työntekijät ovat tyytyväisempiä, sitoutuneempia ja kokevat työnsä merkityksellisemmäksi.

Hyvällä perehdytyksellä varmistetaan, että uusi työntekijä saa parhaat mahdolliset eväät suoriutua työstään erinomaisesti. Kun perehdytys hoidetaan hyvin, työntekijä pääsee nopeammin käyttämään koko potentiaaliaan ja tekemään tehokkaasti sitä työtä, mitä hänet on palkattu tekemään. Laadukas perehdytys on työnantajalle investointi tulevaisuuteen, sillä se nostaa tuottavuutta ja vahvistaa liiketoiminnan tuloksia pitkällä aikavälillä.

Perehdytysprosessi alkaa tavoitteiden asettamisesta ja suunnittelusta. Perehdytysprosessin suunnittelusta vastaavan tahon on tärkeää luoda mielikuva siitä, mitä perehdyttämisellä halutaan saavuttaa. Lisäksi organisaatiossa olisi hyvä olla yhteisiä toimintatapoja, jotka tukevat perehdyttäjää. Kun organisaatiossa on yhtenäinen käsitys perehdytyksestä, on sitä mahdollista myös reflektoida ja kehittää.

Kun perehdytyksen tavoitteet on määritelty, voidaan laatia perehdytyssuunnitelma. Perehdytyksen suunnittelussa on huomioitava esimerkiksi

• mitä asioita perehdytys sisältää
• kuka on vastuussa minkäkin asian perehdytyksestä
• missä järjestyksessä perehdytettävät asiat käydään läpi
• kenelle perehdytys on suunnattu.

Perehdytyksen suunnittelussa huomioon otettavat näkökulmat.

On hyvä esimerkiksi miettiä, mitä asioita työnantajasta, tuotannosta ja työnkuvasta on tärkeää perehdyttää ja pohtia samalla sitä, kuka on paras henkilö kertomaan mistäkin asiasta. Kuvausjakson alkaessa järjestettävä kick off –tilaisuus voi sopia asioiden läpikäyntiin yhteisesti esimerkiksi tuottajan tai ohjaajan johdolla. Lomiin ja palkanmaksuun liittyvät asiat taas kannattaa käydä läpi työsuhteen alussa tilanteessa, jossa aiheesta on mahdollista kysyä ja keskustella. Usein HOD on paras henkilö antamaan työnopastusta ja välittämään tietoa oman osaston toimintatavoista.

On tärkeää huomioida, että av-tuotannoissa toimitaan usein yhteisellä työpaikalla, joka tarkoittaa, että kaksi tai useampi työantaja käyttää pääasiallista määräysvaltaa työpaikalla; esimerkiksi kuvauspaikalla toimii tuotantoyhtiön lisäksi usein alihankkijoita, itsensätyöllistäjiä, harjoittelijoita ja vapaaehtoisia.

Työnantajien tulee sopia keskenään perehdyttämisen vastuunjaosta eli esimerkiksi siitä, kuka perehdyttää tuotannon yleiset toimintatavat ja turvallisuuskäytännöt ja kuka vastaa erikoiskaluston, kuten nostureiden, käyttöön liittyvästä perehdytyksestä.

Kysymyksiä perehdytyksen suunnittelun tueksi

• Millainen uuden työntekijän opiskelutausta tai työhistoria on?
• Millaista osaamista tai kokemusta hänellä on valmiiksi?
• Missä vaiheessa työ tai tuotanto on, kun työntekijä aloittaa?
• Ketkä muut aloittavat hänen kanssaan samanaikaisesti? Voidaanko osa perehdytyksestä hoitaa yhteisesti?
• Onko organisaatiolla kirjallisia materiaaleja, joita voidaan hyödyntää perehdytyksessä?
• Mitä tehtäviä uudella työntekijällä tulee olemaan ja missä järjestyksessä työt tulee tehdä?
• Kenellä organisaation työntekijöistä on paras tieto ja osaaminen perehdytettävistä osa-alueista? Kenen kaikkien kannattaa toimia perehdyttäjinä tai työnopastajina?
• Mitä tietoa perehdyttämiseen osallistuvat henkilöt tarvitsevat, jotta voivat perehdyttää uuden työntekijän onnistuneesti?
• Millaista hiljaista tietoa työpaikalla on ja miten sitä voisi parhaiten uudelle työntekijälle välittää?
• Mitä organisaatio haluaisi perehdytyksen aikana työntekijältä oppia?
• Miten perehdytyksen etenemistä arvioidaan ja palautetta kerätään?
• Ketkä ovat sellaisia henkilöitä, joita työntekijän olisi hyvä oppia tuntemaan jo heti työsuhteen alkuvaiheessa?
• Mitä työntekijä kokee itse tärkeäksi oppia perehdytysjakson aikana?

Onnistuneen perehdytyksen toteutus vaatii riittävät resurssit ja selkeän vastuunjaon. Esihenkilön rooli on keskeinen, sillä hän vastaa perehdytyksen kokonaisuudesta, vaikka käytännön perehdytys tai työnopastus olisikin delegoitu muille työntekijöille.

On tärkeää varmistaa, että kaikilla perehdyttäjillä on sekä riittävä osaaminen että aikaa perehdytykseen. Myös esihenkilöiden perehdytykseen tulee kiinnittää huomiota, sillä he vastaavat usein omien tiimiensä perehdyttämisestä ja toimivat siten tärkeänä linkkinä organisaation käytäntöjen ja tiedon välittämisessä.

Av-alalla työntekijät aloittavat työskentelyn usein eri vaiheissa projektia, esimerkiksi esituotannon loppuvaiheessa, kesken kuvausten tai kuvausten päätyttyä. Vaikka tuotannon kokonaiskuvan ymmärtäminen ei olisi työtehtävän kannalta välttämätön tieto, voi siitä olla paljonkin hyötyä työntekijälle ja hänen ymmärrykselleen omasta roolistaan tuotannossa, mikä voi auttaa häntä integroitumaan ja tekemään työtään paremmin.

Perehdytyksen tukena voi käyttää erilaisia työkaluja ja materiaaleja: perehdyttäjälle on olemassa tarkistuslistoja ja muistiinpanoja perehdytyksen etenemisen seuraamiseen. Työnantaja voi tukea uuden työntekijän itsenäistä perehtymistä tarjoamalla erilaisia kirjallisia materiaaleja, kuten oman tarkistuslistan, tuotantoinfon, työnantajan koottuja toimintaohjeita tai HR-ohjeita.

On kuitenkin muistettava, että pelkkä kirjallinen materiaali harvoin riittää, ja sen rinnalla on hyvä olla myös henkilökohtaista ohjausta ja vuorovaikutusta, esimerkiksi keskusteluja kirjallisten materiaalien teemoista ja mahdollisuuksia kysyä tarvittaessa kysymyksiä.

Organisaatio voi räätälöidä muistilistoja oman työpaikan erityispiirteiden pohjalta, ja kehittää niitä esimerkiksi palautteiden ja käyttökokemusten perusteella. Tämä tukee perehdytysprosessin jatkuvaa kehitystä ja varmistaa, että perehdytys vastaa aina sekä organisaation ajankohtaisia tarpeita että henkilöstön toiveita.

Muistilistoja perehdyttäjälle

Perehdytysprosessin yksilöinti ja inklusiivisuus

Perehdytysprosessin tulisi olla riittävän joustava, jotta sitä voidaan mukauttaa perehdytettävän henkilön osaamistason ja aikaisemman työkokemuksen mukaan. Esimerkiksi alalle täysin uuden työntekijän tai harjoittelijan perehdytys voi vaatia enemmän aikaa ja yksityiskohtaisempaa ohjausta kuin kokeneemman ammattilaisen. Uudet työntekijät eivät myöskään välttämättä tiedä, mihin asioihin he tarvitsevat perehdytystä, eikä heillä aina ole osaamista tai rohkeutta pyytää sitä.

Osaamistason ja työsuhteiden keston lisäksi perehdytysprosessia voidaan yksilöidä huomioimalla työntekijän tausta. Jokaiseen yksilöön vaikuttaa muun muassa kognitiiviset, henkilöhistorialliset, arvopohjaiset ja kulttuuriset tekijät. Näihin lukeutuvat esimerkiksi oppimistyylit, kielitaito, toimintakyky, kulttuuritausta sekä mahdolliset yksilölliset erityistarpeet.

Inklusiivisen perehdytyksen perustana on jokaisen työntekijän taustan ja toimintatapojen huomioonottaminen työn opettamisessa ja käytännön järjestelyissä. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi perehdytysmateriaalien tarjoamista eri kielillä, vaihtoehtoisten oppimismenetelmien hyödyntämistä, joustavuutta aikatauluissa ja toteutustavoissa sekä vammaisten henkilöiden kohdalla kohtuullisia mukautuksia. Mukautukset voivat kohdistua fyysiseen ympäristöön (esim. esteetön kulkureitti tai valaistus), työvälineisiin (esim. apuvälineet) tai työn järjestelyihin (esim. etätyömahdollisuus).

Työnantaja, joka suunnittelee kohtuullisia mukautuksia, voi tarvittaessa hakea työolosuhteiden järjestelytukea. Lisäksi eri vammaisjärjestöt tarjoavat käytännön neuvoja erilaisiin tilanteisiin. Keskeistä on aina yksilön tarpeiden huomioiminen. 

Kysymyksiä perehdytettävälle

• Miten pitkä työkokemus sinulle on näistä tehtävistä?
• Oletko käynyt turvallisuuskoulutuksia, kuten ensiapukurssia tai luovien tuotantojen työturvallisuuskorttikurssia?
• Oletko työskennellyt tässä työpaikassa aiemmin ja mitä perehdytyksessä käytiin tuolloin läpi?
• Miten opit parhaiten: käytännön tekemisen, visuaalisten materiaalien vai kirjallisten tai kerrottujen ohjeiden kautta?
• Millainen työskentelytapa on sinulle ominaisin?
• Onko jotain tukea jota voimme tarjota sinulle oppiaksesi työtehtävät?
• Toivotko meiltä jotain toimenpiteitä, jotta voit suoriutua työtehtävistäsi mahdollisimman hyvin?

Muistilista tiedostamattomista ennakkoluuloista

Perehdytysprosessin aikana ja sen jälkeen on tärkeää käydä säännöllisiä keskusteluja perehdytettävän kanssa. Näin voidaan varmistaa oppimisen eteneminen suunnitelman mukaisesti, tunnistaa kehitystarpeita ja tehdä tarvittaessa muutoksia perehdytyksen sisältöön tai aikatauluun. On hyvä huomioida, että etenkin lyhyissä projekteissa oppimista tapahtuu koko projektin ajan eikä kaikkea tarvitse tai kannata käydä läpi heti ensimmäisenä päivänä.

Perehdytyksen kehittämisessä voidaan hyödyntää koko henkilöstölle avoimia palautekyselyitä tai purkutilaisuuksia, joissa voidaan esimerkiksi pohtia yhdessä perehdytysprosessin toimivuutta ja kehitystarpeita.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen muodostaa perehdyttämisen perustan, mutta laadukas perehdytys ulottuu näitä velvollisuuksia syvemmälle. Perehdytyksen onnistumisen kannalta tärkeää on ihmislähtöisyys, riittävä resursointi sekä jatkuva kehittäminen saadun palautteen pohjalta. Perehdytystä voidaan pitää onnistuneena, kun työntekijä kykenee työskentelemään itsenäisesti ja kokee olevansa osa työyhteisöä.

Alta löytyy vielä kaikki oppaassa esitetyt linkit ja muistilistat, joita voi hyödyntää perehdyttämisessä. On kuitenkin tärkeää muistaa, että kirjallinen tieto ja muistilistat eivät korvaa kokonaisvaltaista perehdytysprosessia, vaan henkilökohtainen osallistuminen, ohjaus ja vuorovaikutus tuottavat usein parhaimmat tulokset.