Turvallisesti ulkomaantuotannoissa työnantajan näkökulmasta

Kohdemaahan tutustuminen ja paikallistuntemus

Kohdemaahan on tärkeää tutustua huolella ja luoda mahdollisimman todenmukainen kuva siitä. Tämä vaatii lähdekriittisyyttä. Tässä myös auttaa paikallistuntemus.

Riskimaiden kohdalla tilanne vaatii jo valmisteluvaiheessa säännöllistä seurantaa.

Ongelmien välttämiseksi on syytä tuntea paikallinen lainsäädäntö. Tärkeitä näkökohtia ovat esimerkiksi

• yksityisyyden suoja
• ympäristölainsäädäntö
• kulttuuriset ja uskonnolliset seikat.

Turvallisuusriskit ulkomailla

Kun työpaikalla suunnitellaan kuvauksia ulkomaille tai työntekijät matkustavat työnsä vuoksi ulkomaille, pitää varmistaa, että työterveys ja -turvallisuus ovat riittävän hyvällä tasolla.

Turvallisuusriskejä ulkomailla voivat olla esimerkiksi

• liikenne
• luonnonkatastrofit kuten tulvat, myrskyt ja maanjäristykset
• erilaiset sairaudet ja tapaturmat
• kuormitus
• rikollisuus
• poliittiset levottomuudet
• terrorismi.

Suositeltavat toimenpiteet

• Työsuojelun toimintaohjelmaan sisällytetään matkatyön turvallisuutta kuvaava osio, joka pidetään ajan tasalla.
• Varmistetaan, että työterveyshuollolla on riittävä osaaminen matkatyöhön liittyvien terveysriskien hallinnasta.
• Toteutetaan ulkomaantyön riskien arviointi kattavasti ja asiantuntevasti.
• Luodaan järjestelmät, jotta tiedetään, missä työntekijät kulloinkin työn puitteissa ovat ja yhteydenpito sujuu. Testataan ja arvioidaan järjestelmien toimivuutta säännöllisesti.
• Pyritään mahdollistamaan 24h-avunsaantipalvelu hätätilanteiden varalle.
• Rakennetaan yhteistyöverkosto terveys- ja turvallisuusasiantuntijapalveluita tarjoavista organisaatioista.
• Huolehditaan työntekijöiden kouluttamisesta ja perehdyttämisestä matkatyöhön, erityisesti vaarallisille alueille matkustavien osalta.

Työnantajalla on hyvä olla ainakin tuotantokohtainen ulkomaantyön toimintasuunnitelma tukemassa sekä valmistautumista ulkomaantuotantoon että toimintatapoja ulkomailla työskentelyn aikana.

Lisäksi tuotantoyhtiöllä kannattaa olla jokin yleinen toimintaohje ulkomaantyöhön, kuten ulkomaantyön toimintaohje tai matkustusturvallisuusohjeistus, joka toimii tuotantokohtaisen suunnitelman rakentamisen tukena ja täydentää sitä.

Tuotantokohtainen toimintasuunnitelma

Turvallisen ulkomaantyön toimintasuunnitelma

Turvallisen ulkomaantyön toimintasuunnitelma -tarkistuslista auttaa luomaan tuotantokohtaisen toimintasuunnitelman ulkomailla työskentelyyn. Toimintasuunnitelman voi lisätä esimerkiksi osaksi tuotantoinfoa. Tarkistuslistan avulla tulee kartoitettua kohdemaan tilanne, vakuutusten kattavuus, työntekijän terveydenhoito ja turvallisuus, majoittuminen ja matkustaminen sekä yllättäviin tilanteisiin varautuminen ja työntekijän paluu kotimaahan. Toimintasuunnitelma auttaa työnantajaa myös luomaan ja päivittämään Ulkomaantyön toimintaohjetta.

Työnantajan muut yleiset toimintaohjeet

Ulkomaantyön toimintaohje

Työnantajan yleinen toimintaohje ulkomaantyölle auttaa aiemmin edellä esitellyn tuotantokohtaisen toimintasuunnitelman tekemisessä ja täydentää sitä. Toimintaohje voi olla erillinen dokumentti, esimerkiksi ulkomaantyön toimintaohje (Duty of care), jossa määritellään mm. työnantajan vastuut. Se ei ole työnantajalle lain mukaan pakollinen, mutta suositeltava. Mikäli työnantajan toimintaa ja riittävien turvallisuustoimenpiteiden toteuttamista joudutaan jossakin esimerkiksi onnettomuustilanteessa arvioimaan, ohjeesta saattaa olla merkittävää hyötyä. Toimintaohjeeseen kannattaa sisällyttää kattavasti ohjeet sekä lyhyitä että pidempiaikaisia ulkomaantöitä varten.

Ohjeet voivat olla myös osa muuta työnantajalta löytyvää ohjeistusta: jokaisella työnantajalla on oltava esimerkiksi työsuojelun toimintaohjelma sekä lisäksi voi olla pelastussuunnitelma, joissa todetaan yleiset ja lakisääteiset velvoitteet, mutta hyvän käytännön mukaista on laatia myös ulkomaille lähetettäviä työntekijöitä varten.

Matkustusturvallisuusohjeistus ja vakuutusturva

Työnantajalla on hyvä olla matkustusturvallisuusohjeistus, jota kannattaa aika ajoin päivittää huomioiden

• tietoturvallisuus
• vakuutukset
• työterveyshuolto
• hälytys- ja päivystyspalvelut
• prosessit
• seuranta ja koulutus.

Vakuutusturvan kattavuus on syytä varmistaa suunniteltaessa ulkomaantuotantoa, ja siitä on pidettävä huolta koko ajan. Työnantajan on huolehdittava työntekijöiden vakuuttamisesta. Vakuutuksissa kannattaa huomioida tavanomaiset matkustamiseen liittyvät riskit, kuten lentoihin liittyvät ongelmat, matkatavaroiden katoaminen, ylimääräiset kuljetuskustannukset ja terveyteen vaikuttavat hätätilanteet.

Toimintasuunnitelma hätätilanteeseen

Jokaisen ulkomailla työskentelevän tulee tietää, keneen hän ottaa yhteyttä hätätilanteessa ja miten. On myös tärkeää suunnitella ja ohjeistaa työntekijät tilanteeseen, jossa matka keskeytyy.

Organisaatiolla tulee olla toimintasuunnitelma hätätilanteiden varalle sekä kotimaan- että ulkomaantuotantojen osalta. Mikäli työskennellään maissa, joissa on poliittista epävakautta ja luonnonkatastrofeja, on tärkeää tehdä kyseisiä maita koskeva suunnitelma.

Suunnitelmaan sisällytetään

• valmiussuunnitelma: valmius toimia hätätilanteessa
• pelastautumissuunnitelma: keinot seurausten vakavuudenvähentämiseen
• toimintasuunnitelma: kyky toimia hätätilanteessa
• toipuminen: keinot, joilla tuetaan työntekijöitä ja yritystoimintaa kriisin jälkeen.

Vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi

Ulkomaantyöhön liittyy erilaisia vaaroja ja riskejä. Riskien hallinnassa on oleellista kattava vaarojen ja haittojen tunnistaminen.

Ulkomaantyön riskien arvioinnin tulee olla jatkuvaa ja maakohtaista, koska tilanteet eri maissa muuttuvat nopeasti, jopa päivittäin. Muuttuviin tilanteisiin tulee varautua.

Työskenneltäessä ulkomailla on aina noudatettava kyseisessä maassa voimassa olevia terveyteen ja turvallisuuteen liittyviä lakeja ja standardeja. Lisäksi on aina pyrittävä vähentämään työntekijöihin kohdistuvia riskejä.

Tutustu riskien arviointiin lisää artikkelissa Tuotannon turvallisuus ja riskien arviointi.

Tuotannon turvallisuus ja riskien arviointi

Ulkomailla matkustavien tai työskentelevien työntekijöiden on oltava tietoisia niistä tärkeistä eroavaisuuksista, jotka voivat vaikuttaa heidän toimintaansa. Ulkomailla matkustettaessa riskit johtuvat usein kielimuurista, matkailijan heikosta kohteen tuntemuksesta, terveysriskeistä, paikallisen kulttuurin ja tapojen erilaisuudesta, kohdemaan poikkeavasta sisäisestä turvallisuustilanteesta, viranomaistoiminnan luotettavuuden puutteesta tai poliittisesta epävakaudesta sekä haastavasta liikenneinfrastruktuurista.

Valmistautumisessa auttavat tahot

Ulkomaan matkaan valmistautumiseen saa apua esimerkiksi seuraavilta tahoilta

• ulkoasiainministeriö, suojelupoliisi, oman maan konsulaatit, muiden maiden konsulaatit ja lähetystöt kotimaassa
• matkatoimistot, lento- ja laivayhtiöt, rautatieyhtiöt, isot kansainväliset hotelliketjut
• yksityiset terveys- ja turvallisuusalan yritykset
• kohdemaassa jo toimivat organisaatiot
• maailmanlaajuiset satelliittitelevisiokanavat (esim. BBC World, CNN, CNBC), paikalliset sanomalehdet ja yritysjulkaisut
• omassa tai yhteistyöorganisaatiossa ne henkilöt, joilla on omakohtaista kokemusta kohdemaasta.

Viestintä ja yhteydenpito

On järkevää pohtia ennakkoon, mikä on paras tapa olla yhteydessä ulkomailla oleviin työntekijöihin. Työntekijän kanssa sovitaan, millaisin väliajoin hänen pitää olla yhteydessä, jotta tiedetään kaiken olevan kunnossa. On syytä varmistaa, että työntekijät ottavat yhteyttä, vaikkei mitään erityistä raportoitavaa olisikaan.

Satelliittipuhelin toimii myös alueilla, missä tavalliset matkapuhelimet eivät toimi, ja lisäksi sen pystyy varmemmin jäljittämään.

Majoittuminen

Majoitukseen on parasta varata huone aina jostain suositellusta paikasta, jonka olemassaolosta on näyttöä. Huonetta ei kannata varata katutasosta ryöstöjen välttämiseksi, mutta ei myöskään viidettä kerrosta ylempää, koska yleensä pelastuslaitosten tikasautot eivät yllä ylemmäs. Kannattaa myös huomioida matkustaminen majoituksesta työkohteeseen ja tämän turvallisuus.

Työntekijän terveys

Matkustaminen ulkomaille voi altistaa työntekijät erilaisille terveydellisille vaaroille, kuten ruuan tai veden välityksellä tarttuvat, ilmastosta johtuvat tai seudulle tyypilliset ns. kotoperäiset eli endeemiset taudit.

On siis tärkeää ottaa huomioon työntekijöiden terveyteen vaikuttavat tekijät hyvissä ajoin ennen ulkomailla työskentelyn aloittamista ja viimeistään pari kuukautta ennen kuin työntekijät lähtevät kohdemaahan.

Terveydenhoidon kanssa kannattaa selvittää

• terveystarkastukset ja tiedottaminen ennen lähtöä
• pitkien lentomatkojen aiheuttamien ongelmien käsittely, esim. lihas- tai nivelkipu, nilkkojen turvotus, syvän laskimotukoksen riski, korvakipu ja unirytmin häiriintyminen
• rokotustiedot
• paikalliset terveydenhoitopalvelut (lääkäri, sairaala, hammaslääkäri, ensiapu)
• lääketieteellisestä syystä johtuvan evakuoinnin mahdollisuudet ja paikalliset kontaktit
• terveystarkastukset ja keskustelut kotiinpaluun jälkeen.

Rokotukset, lääkärin ja hammaslääkärin tarkastukset

Työnantajan on tärkeää muistuttaa työntekijöitä käymään lääkärin, hammaslääkärin tai tarpeen mukaan muun terveydenhoidon ammattilaisen luona (mukaan lukien työterveyshuolto).

Viranomaisilta saa tietoa kohdemaassa tarvittavista rokotuksista ja esim. malarian estolääkityksestä. Työnantaja on velvollinen maksamaan ne. Rokotuksista on tärkeää ottaa selvää hyvissä ajoin.

Viimeistään puolitoista kuukautta ennen matkalle lähtöä on hankittava myös ohjeet poikkeaviin ilmasto-oloihin varautumisesta asiantuntijalta (esimerkiksi tropiikki tai napaseudut). On suositeltavaa, että henkilöstöllä on mahdollisuus riittävän laadukkaisiin terveyspalveluihin matkan aikana.

EU-maiden kansalaisilla on hyvä olla eurooppalainen sairaanhoitokortti (European Health Insurance Card) heidän matkustaessaan EU-maissa, jotta he voivat saada hoitoa saman tasoisena kuin kyseisen maan omat kansalaiset.

Hygienia ja hoitotarvikkeet

Kohdemaasta riippuen voi olla tarpeen antaa työntekijälle mukaan

• ensiapupakkaus
• isotonisia juomia tai tabletteja
• tabletteja tai suodattimia veden puhdistukseen
• auringonsuojavoiteet
• ripulilääke
• hyttyskarkote
• moskiittoverkko
• malarian estolääkitys
• antihistamiinitabletit tai -voide.

Lisää aiheesta verkossa

Kulttuuri

Aina kun tuotanto siirtyy ulkomaille osittain tai kokonaan tai työntekijät lähtevät ulkomaille, on otettava huomioon kohdemaan kulttuuri. Kielitaitoon ja käännöksiin, tapoihin, tottumuksiin ja uskomuksiin sekä omaan esiintymiseen liittyy erilaisia haasteita ja eroja. Näiden ymmärtäminen vähentää työntekijöihin kohdistuvia vaaratilanteita.

Kulttuurisokki ja koti-ikävä

Kulttuurisokki on psykologinen ja emotionaalinen reaktio uudessa ja tuntemattomassa kulttuurissa elämiseen. Se voi tulla kenelle tahansa iästä, taustasta tai aiemmasta matkustuskokemuksesta riippumatta.

Kulttuurisokki ja koti-ikävä ovat luonnollisia ja tilapäisiä reaktiota suureen elämänmuutokseen sekä osa sopeutumista uuteen ympäristöön. Jos niitä ei käsittele, ne voivat vaikuttaa henkilön hyvinvointiin, suorituskykyyn ja tyytyväisyyteen.

Lisää aiheesta verkossa

Työntekijän kuormittuminen

Yleisimpiä ulkomaantyöhön liittyviä kuormitustekijöitä ovat työn ja yksityiselämän yhteensovittamiseen liittyvät haasteet. Matkapäivät sekä uudessa ympäristössä oleminen kuormittavat myös. On tärkeää muistaa arvioida työntekijän mahdollisuus riittävään työstä palautumiseen ja työajan rytmittämiseen.

Palautuminen on ihmisen hyvinvointia ylläpitävä prosessi, jonka aikana voimavarat täydentyvät. Tätä prosessia voidaan tarkastella sekä psykologisesta että fysiologisesta näkökulmasta.

Erittäin tärkeää on pystyä irtautumaan psykologisesti työstä, rentoutumaan ja nukkumaan riittävästi. Fysiologisen palautumisen kannalta tärkeintä on riittävä uni ja stressitön vapaa-aika.

Aikaerorasitus

Näin lasket aikaerorasituksen keston vuorokausina

• Kun lennetään länteen: ylitettyjen aikavyöhykkeiden määrä jaetaan luvulla 2–3.
• Kun lennetään itään: ylitettyjen aikavyöhykkeiden määrä jaetaan luvulla 1,5–2.

Esimerkiksi itään suuntautuneen 10 aikavyöhykettä ylittäneen lennon aikaerorasituksesta toipuminen vie aikaa viisi vuorokautta (10/2=5).

Henkilökohtainen turvallisuus

Ulkomailla työskenteleviin työntekijöihin voi kohdistua monia erilaisia turvallisuusriskejä väkivallan tai kidnappauksen kohteeksi joutumisesta kiristykseen ja katuvarkauksiin. Ensi kertaa matkalle lähtijöille on hyvä järjestää turvallisuusperehdytys.

Henkilökohtaisen turvallisuusperehdytyksen aiheita

• valmistautuminen ja pakkaaminen
• matkaohjelman suunnittelu
• majoituksen suunnittelu
• päiväkirja ja yhteydenpito
• terveydenhoito ja ensiapu
• lähdön suunnittelu
• satunnaiseen ja tarkoitukselliseen lahjontaan ja kiristykseen suhtautuminen
• huumeiden, salakuljetuksen ja seksipalveluiden välttäminen
• turvallisuus ja turvatoimet kohdemaan lentokentällä
• sovitun kuljettajan löytäminen
• julkinen liikenne, suorat hotellikuljetukset ja taksit
• hotellien ja asuntojen turvallisuus
• autolla ajaminen, auton kaappauksen ja maantierosvouksen uhka
• ryöstöt ja varkaudet
• katukaupustelijoiden ja kerjäläisten aiheuttama kiusa
• paikallisen lähetystön tai konsulaatin kanssa toimiminen
• turvallisuustilanne kohdemaassa yleisesti sekä toimipaikan tai liiketoiminta-alueen välittömässä läheisyydessä
• kulttuuritausta (esim. uskonnon vaikutus, paikalliset tavat) ja sosiaaliset käyttäytymisnormit
• rikollisuus ja poliisitoimi (esim. miten poliisia lähestytään, mitä poliisi ottaa hoitaakseen, millainen poliisin vaikutusvalta tai paikallinen valta on)
• henkilökohtaiseen turvallisuuteen liittyvien asioiden tiedostaminen ja toimintamallit työssä, kotona ja matkustettaessa
• maassa asuvien käytettävissä olevat turvapalvelut ja -keinot
• evakuointisuunnittelu ja toteuttaminen.