Muistilista työnantajan dokumenteista

Lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat

• työyhteisön kehittämissuunnitelma, mikäli työnantajana toimivassa yrityksessä tai yhteisössä työntekijöiden lukumäärä on säännöllisesti vähintään 20 (Yhteistoimintalaki 9 §)
• tasa-arvosuunnitelma, mikäli työnantajana toimivassa yrityksessä tai yhteisössä työntekijöiden määrä on säännöllisesti vähintään 30 (Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta 6 a §)
• yhdenvertaisuussuunnitelma, mikäli työnantajana toimivassa yrityksessä tai yhteisössä työntekijöiden määrä on säännöllisesti vähintään 30 (Yhdenvertaisuuslaki 7 §).

Lakisääteiset työterveys- ja työsuojeluasiakirjat

• työterveyshuollon toimintasuunnitelma (Työterveyshuoltolaki 11 §)
• työsuojelun toimintaohjelma (Työturvallisuuslaki 9 §)
• työn vaarojen selvittäminen ja arviointi (Työturvallisuuslaki 10 §)
• päihdeohjelma, joka on pakollinen, mikäli työnhakijalle tai työntekijälle on tarkoitus tehdä huumausainetesti (Työterveyshuoltolaki 11 §).

Lakisääteiset muut dokumentit

• työsopimus ja/tai selvitys työsuhteen keskeisistä ehdoista (Työsopimuslaki 1 luku 3 § ja 2 luku 4 §)
• vuosilomakirjanpito (Vuosilomalaki 29 §)
• luettelo nuorista työntekijöistä, mikäli työhön otetaan alle 18-vuotiaita työntekijöitä vähintään kahdeksi (2) kuukaudeksi (Laki nuorista työntekijöistä 13 §).

Työaikaa koskeva lakisääteinen dokumentaatio 

• työaikakirjanpito (Työaikalaki 32 §)
• työvuoroluettelo, mikäli ei sovelleta liukuvaa työaikaa tai joustotyöaikaa (Työaikalaki 30 §)
• työajan tasoittumissuunnitelma, mikäli säännöllinen työaika on järjestetty keskimääräiseksi eikä käytössä ole liukuva työaika tai joustotyöaika (Työaikalaki 29 §)
• liukuvan työajan sopimus, mikäli sovelletaan liukuvaa työaikaa (Työaikalaki 12 §)
• joustotyöaikaa koskeva sopimus, mikäli sovelletaan joustotyöaikaa (Työaikalaki 13 §)
• varallaolosopimus, mikäli työ sisältää varallaoloa tai päivystämistä (Työaikalaki 4 §)
• työaikapankkisopimus, mikäli käytössä on työaikapankki (Työaikalaki 14 §).

Henkilötietojen käsittelyä koskevat dokumentit

• seloste henkilötietojen käsittelystä (Yleinen tietosuoja-asetus, GDPR).

• kirjallinen perehdytyssuunnitelma
• toimintaohje häirinnän ja epäasiallisen käytöksen varalle
• matkustusohje
• etätyöohje
• sähköpostiohjesääntö
• sosiaalisen median ohjeistus
• salassapitoa koskeva sitoumus tai sopimus tuotantokohtaisesti tarpeen mukaan.

Eri työsuhdetta sääntelevissä laeissa työnantajaa velvoitetaan pitämään lainsäädäntö nähtävänä työpaikalla sähköisesti esimerkiksi työpaikan intrassa tai kirjallisena muussa helposti saavutettavassa paikassa.

Tällaisia lakeja ovat muun muassa

• Työsopimuslaki (Työsopimuslaki 13 luku 10 §)
• sovellettava työehtosopimus (Työehtosopimuslaki 12 §)
• Työaikalaki (Työaikalaki 43 §)
• Vuosilomalaki (Vuosilomalaki 35 §)
• Työturvallisuuslaki (Työturvallisuuslaki 67 §)
• Laki työsuojelun valvonnasta ja työpaikan työsuojeluyhteistoiminnasta (lain 53 §).