Handbok för ansvarsfull rekrytering

Före rekrytering

Innan rekryteringen inleds ska man försäkra sig om huruvida arbete först ska erbjudas arbetstagare som tidigare sagts upp, permitterats eller deltidsanställts av produktionsrelaterade och ekonomiska orsaker.

I Finland rekrytering omfattas bl.a. av följande lagstiftning

• Arbetsavtalslagen
• Lagen om integritetsskydd i arbetslivet
• Lagen om jämställdhet mellan kvinnor och män
• Diskrimineringslagen
• Strafflagen.

Dessutom ska man vid behandlingen av personuppgifter beakta skyldigheterna i dataskyddslagstiftningen, såsom EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR).

Planering av processen

Det lönar sig att inleda rekryteringen genom att reda ut vilken praxis, vilka anvisningar och vilka resurser arbetsgivaren har kopplat till rekrytering. I rekryteringsprocessen ska man beakta bl.a. organisationens eventuella arbetsgivar- eller produktionsspecifika jämställdhets- och likabehandlingsplan, som kan ställa krav på rekryteringsprocessen. Det vore bra om organisationen definierade rekryteringspraxisen så att den är så öppen, transparent och jämlik som möjligt. Tydliga spelregler för rekryteringen kan ha en central roll även med tanke på en god arbetsgivarbild när urvalet till uppgifterna upplevs som transparent och rättvist.

Redan i början är det viktigt att fundera på vem som deltar i rekryteringsprocessen och vilken arbetsfördelning som kommer att finnas till exempel mellan olika avdelningar. Arbetsgivaren ska tillsammans med de personer som genomför rekryteringen försäkra sig om att alla har en klar uppfattning om organisationens och projektets praxis samt tillräcklig kompetens.

Därefter lönar det sig att definiera behoven och uppgiftsbeskrivningen. Med hjälp av dessa kan man fundera på vilken kompetens man önskar av den sökande. Det är bra att på förhand fundera på hur de kriterier som fastställts för de sökande kommer att bedömas och mätas i olika skeden av rekryteringen. Det är bra att hålla kriterierna och mätmetoderna konsekventa genom hela rekryteringsprocessen.

Det lönar sig att anteckna de riktlinjer och praktiska aspekter som dragits upp i planeringsskedet, såsom tidtabellen för rekryteringen, nödvändiga lokaler eller digitala plattformar, personer som deltar i processen och annat väsentligt.

Icke-diskriminering

Dessutom är det bra att granska tillståndet för organisationens mångfald och fastställa på vilka sätt man eventuellt vill främja mångfalden i rekryteringen i fråga. Nuläget kan bedömas till exempel genom att fråga sig själv vilken synvinkel eller kompetens som för närvarande saknas i teamet eller arbetsgruppen. Utöver kompetensen kan man önska till exempel demografisk, kognitiv eller erfarenhetsmässig mångfald i arbetsgemenskapen. Dessutom lönar det sig att fundera på hur mångsidig gruppen på arbetsgivarens sida som håller på med rekryteringen är, och om man kan påverka detta.

Uppgiftsbeskrivningen ska också övervägas med tanke på icke-diskriminering och man ska granska om de egenskaper och krav som uppgiften förutsätter verkligen är sådana som behövs i den.

Du kan tänka på åtminstone följande frågor

• Har uppgiften och den kompetens som krävs definierats tydligt och begripligt? Även när det gäller etablerade yrkesbilder lönar det sig att försöka definiera ansvarsområden och nödvändiga färdigheter i just detta projekt.
• Hurdana språkkunskaper är väsentliga med tanke på uppgiften? Vilken nivå är tillräcklig för att klara av uppgiften? Hur bedöms språkkunskaperna?
• Utesluter uppgiftsbeskrivningen eventuellt vissa personer och om den gör det, grundar sig de uteslutande kraven på egenskaper som verkligen behövs i uppgiften?

Som stöd för rekryteringsprocessen kan du använda en checklista, som hjälper till att identifiera omedvetna fördomar och antaganden som påverkar rekryteringen.

Minneslista över omedvetna fördomar

Anonym rekrytering, positiv särbehandling och rimliga anpassningar

Likabehandling i rekryteringsskedet kan främjas till exempel genom anonym rekrytering, där arbetssökande skickar in sin ansökan utan uppgifter som kan identifiera dem. Vid delvis anonym rekrytering skickar de sökande sin ansökan på normalt sätt, men en person i organisationen anonymiserar ansökningarna i Excel, utifrån vilken de personer som ansvarar för rekryteringen poängsätter ansökningarna utifrån kriterier som fastställts på förhand.

Att behandla alla människor på samma sätt räcker dock inte alltid till för att uppnå faktisk likabehandling, utan för att uppnå detta kan det krävas att man beaktar de särskilda behoven hos grupper som är särskilt utsatta för diskriminering. Då kan det bli fråga om positiv särbehandling. Särbehandling av människor vid anställning är tillåten när den hänför sig till arbetsuppgifternas art och de verkliga och avgörande krav kopplade till utförandet av dem.

Både anonym rekrytering och positiv särbehandling ska användas planmässigt och ska till exempel nämnas redan i platsannonsen.

Om en person har ett särskilt behov på grund av en funktionsnedsättning, är arbetsgivaren skyldig att göra de nödvändiga rimliga anpassningarna för att personen ska kunna få ett arbete, utföra sina arbetsuppgifter och utvecklas i sin karriär. Anpassningarna måste vara lämpliga och nödvändiga i förhållande till situationen. Dessutom får de kostnader som uppstår för anpassningarna inte medföra en orimlig belastning på arbetsgivarens ekonomi.

Vid bedömning av anpassningarnas rimlighet beaktas

• aden funktionsnedsatta personens behov
• arbetsplatsens storlek
• arbetsplatsens ekonomiska ställning
• verksamhetens art och omfattning
• de uppskattade kostnaderna för anpassningarna.

Läs mer på webben

En bra platsannons ger en tydlig bild av uppgiften, arbetsgivaren och ansökningsprocessen. I en bra arbetsplatsannons används ett tydligt och ändamålsenligt språk och den får inte vara diskriminerande.

Det är bra att nämna åtminstone följande i annonsen

• arbetsuppgifterna
• anställningsförhållandets typ (heltidsanställning, deltidsanställning, visstidsanställning osv.)
• arbetstid och arbetets längd
• kunskaps- och kompetenskrav
• platsen där arbetet utförs och eventuell reseskyldighet
• ansökningstidens slutdatum och ansökningsanvisningar
• organisationen som erbjuder arbetet och personen som kan ge ytterligare information.

Det är bra att erbjuda en länk till dataskyddsbeskrivningen för arbetssökande och behandlingen av deras personuppgifter tillsammans med ansökningsanvisningarna eller till exempel som en länk i det automatiserade ”Tack”-meddelandet som skickas per e-post.

Dessutom kan man i annonsen presentera vad organisationen gör och hurdan dess arbetskultur är samt berätta vad den sökande får eller kan lära sig i sitt arbete. Om anonym rekrytering eller positiv särbehandling används bör detta nämnas redan i annonsen.

När platsannonsen görs upp är det viktigt att man inte ens oavsiktligt använder sådana uttryck eller formuleringar som kan tolkas som diskriminerande. Utgångspunkten är till exempel att en arbetsplats inte får lediganslås för endast kvinnor eller män. Anmälan kan dock i undantagsfall riktas till det ena könet, om det finns vägande och godtagbara skäl till att antingen en man eller en kvinna på grund av uppgiftens art uttryckligen kan utföra den. Till exempel kan man till en skådespelarroll välja en person av det kön som rollfiguren representerar.

I platsannonser lönar det sig att kommunicera språk- och könsmedvetet. Detta kan till exempel innebära att annonsen görs på olika språk eller att könsbundna yrkesbeteckningar undviks när det finns en könsneutral motsvarighet till dem (t.ex. förman – chef, talesman – talesperson).

En mångfaldsklausul som läggs till arbetsplatsannonsen är ett sätt att främja mångfald vid rekrytering. I annonstexten kan man också på andra sätt visa att organisationen uppskattar mångfald och medvetet arbetar för att utveckla arbetsplatsen. Man kan också uppmuntra underrepresenterade grupper att söka platsen även om den sökande inte uppfyller alla kriterier för rollen.

Exempel på en mångfaldsklausul som det lönar sig att formulera så att den beskriver den egna organisationens värderingar och det mångfaldsarbete som görs där:

​​​​“[Organisationens namn] värdesätter likabehandling och mångfald i arbetsgemenskapen. Vi önskar sökanden med olika bakgrund, såsom personer i olika åldrar, av olika kön och personer som hör till olika språk-, kultur- eller minoritetsgrupper.”

En stor del av arbetsplatserna inom den audiovisuella branschen är så kallade dolda arbetsplatser, dvs. sådana som inte annonseras offentligt. Arbetsgivaren kan rekrytera den person som hen anser vara bäst för den lediga tjänsten utan offentligt ansökningsförfarande, men innan personen anställs finns det skäl att försäkra sig om att man inte bryter mot de lagstadgade skyldigheterna till exempel i fråga om personer som sagts upp av ekonomiska orsaker.

När arbetsgivaren rekryterar en arbetstagare till en ledig uppgift ska arbetsgivaren beakta att de anställda behandlas jämlikt även i rekryteringspraxisen, vilket även omfattar information om lediga arbetsplatser. Till exempel deltidsanställda och visstidsanställda ska ha jämlika möjligheter att söka en ledig arbetsplats.

Med hjälp av mångsidiga annonseringskanaler säkerställer man att annonsen når potentiella sökande så bra som möjligt. Lediga arbetsplatser kan annonseras på olika avgiftsfria arbetsförmedlingssidor, såsom työtäkaikille.fi och Duunitori.fi (på Finska). Inom den audiovisuella branschen och mediebranschen används också flera populära Facebook-grupper avsedda för arbetsförmedling. I annonseringen kan man också utnyttja andra kanaler i sociala medier, olika organisationers, samfunds och läroanstalters nätverk samt e-postlistor.

Med tanke på främjandet av mångfalden lönar det sig också att sträva efter att utvidga nätverken så att de innehåller kontaktytor till grupper som är underrepresenterade i organisationen. Till exempel ökar kontakter med läroanstalter, organisationer och föreningar möjligheterna att nå representanter för underrepresenterade grupper. Inom den audiovisuella branschen ordnas också olika nätverksevenemang, såsom speed meeting -evenemang.

Om man använder rekryteringstjänster eller rollsättare är det bra att säkerställa att serviceproducenterna är medvetna om att mångfald uppskattas i arbetsgemenskapen i fråga och man kan också framföra en tydlig önskan om mångfald bland kandidaterna.

Transparens i rekryteringsprocessen har en väsentlig inverkan på de sökandes upplevelse. God kommunikation med de sökande ökar upplevelsen av rättvisa och stöder arbetsgivarbilden. Det rekommenderas att man tackar de sökande när ansökan har mottagits och berättar enligt vilken tidtabell rekryteringen framskrider och när den sökande kan förvänta sig nästa kontakt. Om det uppstår förseningar i tidtabellerna för rekryteringen är det bra att informera de sökande om fördröjningarna så snart som möjligt.

Det lönar sig att förbereda sig på att gå igenom ansökningarna genom att först göra upp en plan för bedömningskriterierna för ansökningarna, som i allmänhet har skissats upp redan i planeringsskedet. I bedömningen kan man till exempel utnyttja poängsättning, bedömningsmatriser eller en delvis anonymiserad Excel. Innan man läser ansökningarna kan man till exempel besluta hur många poäng man kan få för en viss kompetens eller erfarenhet. Kriterierna hjälper en att förbli objektiv och kan påskynda genomgången av ansökningarna.

Om man vid rekryteringen använder automatiskt beslutsfattande, såsom artificiell intelligens, till exempel i det första skedet av bedömningen av ansökningar, ska man försäkra sig om skyldigheterna enligt dataskyddslagstiftningen som gäller automatiskt beslutsfattande och den arbetssökandes samtycke.

När de sökande som ska intervjuas har valts ut är det bra att berätta för de sökande som inte gått vidare att valen nu har gjorts och även förklara grunderna för valet. Det lönar sig att berätta för de som intervjuas hur många sökande som gått vidare och med vilken tidtabell man har för avsikt att fatta ett beslut. Om tidtabellen ändras är det viktigt att informera proaktivt om detta och berätta för de sökande vad den nya tidtabellen är.

Dessutom kan man berätta vad den sökande kan förvänta sig av intervjun (t.ex. längd, vilka personer som närvarar vid intervjun och vilka ämnen man kommer att tala om) samt beakta eventuella tillgänglighetsfaktorer.

Det lönar sig att förbereda sig omsorgsfullt inför intervjusituationen, eftersom det stöder likabehandling i intervjun och beslutsfattandet och på så sätt kan man också försäkra sig om att endast sådana uppgifter som är tillåtna och nödvändiga för uppgiften samlas in av sökanden. Man bör komma ihåg att personuppgifter som samlas in om arbetssökande i stor utsträckning omfattas av samma krav på integritetsskydd och dataskydd som behandlingen av uppgifter om personer som redan är anställda.

Det lönar sig att med hjälp av tidigare valda bedömningskriterier eller -matriser skapa en strukturerad frågestomme för intervjun, som man använder i intervjuerna för att fråga alla sökande samma frågor i samma ordningsföljd. Med hjälp av detta gör man intervjun till en jämlik situation för de sökande och ger de intervjuade likvärdiga möjligheter att föra fram sin kompetens.

Om möjligt, använd flera intervjuare och säkerställ att det råder mångfald bland dem.

God praxis för att ordna en arbetsintervju

• Reservera tillräckligt med tid för intervjuerna samt ett lugnt utrymme.
• Planera intervjufrågorna på förhand och spegla dem mot arbetsplatsannonsen och uppgiftsbeskrivningen. Säkerställ att du endast ber om information som är väsentlig och nödvändig för uppgiften. Arbetsgivaren får inte samla in uppgifter om sökanden som är oväsentliga med tanke på utförandet av uppgiften.
• Se till att intervjufrågorna är tydliga och begripliga för personer med olika bakgrund. En strukturerad frågestomme stöder och hjälper intervjuarna att förbli mer objektiva samt underlättar jämförelsen av de sökande sinsemellan.
• Under intervjun kan du göra anteckningar som stöd för bedömningen i efterhand. Säkerställ dock att alla uppgifter som antecknats är väsentliga för rekryteringen. Anteckningar om arbetssökande kan vara en del av personuppgiftsregistret enligt dataskyddslagen. Den registrerade har med stöd av GDPR rätt att få ut uppgifter om sig själv.

De uppgifter som efterfrågas under intervjun ska vara nödvändiga med tanke på uppgiften. De får inte vara kränkande eller på annat sätt påträngande. Sökanden har rätt att vägra svara på onödiga frågor och kräva motiveringar till att frågorna är nödvändiga. Genom att planera intervjufrågorna på förhand säkerställer du att de är nödvändiga.

Arbetsgivaren ska inte be sökanden om uppgifter som är oväsentliga med tanke på utförandet av arbetet, såsom frågor om ålder, familj, religion, politisk åsikt, sexuell läggning, föräldraskap, ordnande av barnvård, värnplikt eller civiltjänst. Man får inte heller be den arbetssökande om uppgifter om hälsotillstånd, kreditupplysningar eller låta göra ett narkotikatest, om det inte är fråga om specialsituationer som definieras i lagen om dataskydd i arbetslivet.

Under arbetsintervjun lönar det sig att undvika bl.a. följande frågor

• Har du barn? Planerar du tillökning av familjen?
• Är du i ett parförhållande?
• Varifrån kommer du? Vad har du för rötter?
• Har du grundsjukdomar? Tar du något regelbundet läkemedel?
• Har du körkort? (med undantag för uppgifter där körkortet är väsentligt för arbetet)
• Har du fullgjort värnplikt eller civiltjänst? (med undantag av försvarsuppgifter)
• Dricker du alkohol?
• Är du medlem i ett fackförbund?
• Vilket religionssamfund representerar du?
• Är du medlem i ett politiskt parti?

Den arbetssökande kan vägra svara på frågor som hen anser vara oväsentliga med tanke på uppgiften samt av arbetsgivaren kräva en utredning och motiveringar till frågornas nödvändighet. Arbetsgivaren ska alltså kunna påvisa att man i intervjun endast behandlar sådana egenskaper hos den arbetssökande eller personliga omständigheter som är kritiska med tanke på skötseln av uppgiften. Man ska ändå inte fråga till exempel en manusförfattarkandidat för en tv-serie om hen har fullgjort sin militärtjänst, även om det är fråga om en serie som utspelas i en garnison.

Om den sökande själv tar upp ett sådant ämne som intervjuaren inte får fråga om eller som inte anknyter till den aktuella uppgiften, är det bäst att försöka styra diskussionen så snart som möjligt tillbaka till ämnen som är relevanta för uppgiften. Det lönar sig inte heller att anteckna eventuella irrelevanta personliga uppgifter som den sökande uppgett om sig själv.

I vissa fall kan det med tanke på arbetet vara väsentligt att utreda personliga egenskaper. Till exempel kan arbetets fysiska prestationskrav förutsätta att den sökandes fysiska kondition utreds i rekryteringsskedet. Man kan fråga om funktionsnedsättning eller funktionsbegränsningar till exempel genom att beskriva vilka funktioner som hör till uppgiften och fråga om personen klarar av uppgiften och om några rimliga anpassningar behövs.

Efter intervjuerna bedöms de sökande mot på förhand fastställda kriterier, till exempel med hjälp av en bedömningsmatris. Om det har funnits flera intervjuare rekommenderas det att de efter intervjun först självständigt antecknar sin bedömning så att allas åsikter kommer fram och man undviker en konsensuseffekt.

Efter valet är det bra att stanna upp en stund för att utmana sitt eget tänkande och sina fördomar, så att man också kan säkerställa att valet inte är diskriminerande. Vilka faktorer har påverkat beslutet och är kriterierna väsentliga för att utföra uppgiften? Valets objektivitet ökar om två eller flera bedömare granskar att urvalskriterierna uppfylls för de sökandes del.

Den primära källan till uppgifterna om den arbetssökande är alltid den arbetssökande själv. Uppgifter kan inhämtas någon annanstans endast med den arbetssökandes skriftliga samtycke. Man ska inte googla arbetstagaren eller gå igenom hens kanaler i sociala medier. Det kan ifrågasättas att de uppgifter som fås via dem är aktuella, korrekta och nödvändiga. En LinkedIn-profil kan betraktas som ett undantag om arbetstagaren själv har delat den i sin ansökan.

Ofta vill man i slutet av rekryteringsprocessen ringa den som sökanden utsett som referens för att säkerställa de uppfattningar som har uppstått utifrån diskussionerna med den sökanden. När den sökande har utsett referenspersoner eller gett sitt samtycke till att någon annan person kontaktas, kan arbetsgivaren kontakta dem. Till exempel ska man alltså inte ringa en tidigare chef utan sökandens samtycke. Det är också bra att beakta att referensens åsikt är en utomstående persons åsikt.

Exempelfrågor till en referensperson

• Hur känner du den sökande och hur länge arbetade ni tillsammans?
• Hurdana arbetsuppgifter utförde den sökande under samarbetet och vilka var hens ansvarsområden?
• Hur syntes de färdigheter som var väsentliga för den sökandes uppgift under samarbetet?
• Vilka var den sökandes styrkor/sidor att utveckla i det tidigare arbetet?
• Hurdan ledning gör det möjligt för personen att uppnå sin fulla yrkesmässiga potential eller får personen att klara sig bra i sitt arbete?
• Hurdan verksamhet eller ledning hindrar personen från att klara sig bra i sitt arbete eller uppnå sin yrkesmässiga potential?
• Vi har intervjuat den sökande för uppgift X, som kräver kompetens Y. Hur anser du att den sökande skulle passa in i arbetsrollen i fråga?

Det är bra att personligen kontakta i synnerhet sådana sökande som deltagit i intervjuer men som inte blivit antagna, berätta om grunderna för valet och erbjuda möjlighet att få respons.

Efter att rekryteringen avslutats är det bra att spara dokumentationen i anslutning till den på en plats som organisationen anvisat i enlighet med praxis för behandling och förvaring av personuppgifter.  Om en arbetssökande misstänker diskriminering vid rekryteringen kan arbetsgivaren vara skyldig att ge en utredning om sitt förfarande, bl.a. urvalsgrunderna, den valda personens utbildning, arbets- och annan erfarenhet samt andra omständigheter och meriter som tydligt kan påvisas och som har påverkat valet.  För att kunna avvisa påståenden om diskriminering bör valet kunna motiveras på objektiva grunder och därför lönar det sig att fästa uppmärksamhet vid dokumentationen av rekryteringsprocessen.